Vratislav Holub V času, ko moramo upoštevati socialno distanciranje, a hkrati tesno sodelovati, igrajo sodobne tehnologije ključno vlogo. Bolje kot lahko IT-ekipe podjetja izvedejo ta prehod, bolj lahko pomagajo zaposlenim in sodelavcem, da se počutijo samozavestne in podprte. Western Digital predstavlja osem nasvetov za vaše IT ekipe.
Lahko bi bilo te zanima
Pavel Jelić Kot predhodni ukrep v okviru koronavirusne krize vse več podjetij, podjetij, pa tudi vlad posameznih držav priporoča ali celo neposredno priporoča delo od doma. IT-ekipe so zdaj pred nalogo, da izvedejo ta prehod in zavarujejo podatkovne sisteme, mobilne računalniške naprave in aplikacije v novih razmerah. Pred njimi je izziv zagotoviti, da se zaposleni in sodelavci počutijo varno povezani in popolnoma produktivni tudi pri delu od doma. Zbrali smo nekaj nasvetov naših ekip za IT, ki lahko pomagajo pri teh spremembah in zagotovijo uspešnejši potek dela.
Ne odlašajte. Začnite danes (dobesedno takoj)
Večina podjetij in podjetij je del svoje delovne sile že preselila v domače okolje. Če pa gre le za majhen del, bodite pripravljeni na povsem drugačen scenarij, v primeru, da na stotine ali tisoče ljudi hkrati potrebuje oddaljene povezave z virtualnimi sistemi. Če vaše podjetje še ni uvedlo dela od doma ali le delno, izkoristite ta čas za pripravo na morebitno situacijo, ko bo večina zaposlenih morala dostopati do aplikacij in podatkov z oddaljenih lokacij. Če ostanete korak pred svojo podatkovno infrastrukturo in imate vnaprej na voljo navodila in dokumentacijo, boste v teh kritičnih časih pomagali zagotoviti nemoten prehod na nov način dela v vašem podjetju.
Testirajte do prve okvare
Preizkusite svoje sisteme, da zagotovite zmogljivost, zanesljivost in razširljivost. Preizkuša aplikacije in infrastrukturo strojne opreme za največjo obremenitev. Preverite, koliko povezav lahko prenese vaš VPN. In pošljite ekipo IT, da poskusi delati od doma. Ugotovite, kje so lahko vrzeli in šibke točke pri delu na daljavo. Veliko bolje je ugotoviti, kaj se pokvari med testiranjem, kot pa takrat, ko se zaposleni v celoti zanašajo na sistem. Zato vnaprej ugotovite, kje so šibke točke in jih takoj odpravite.
Promovirajte pravo možnost med množico komunikacijskih in varnostnih orodij
Obstaja nešteto aplikacij za virtualne sestanke, sestanke, skupno rabo dokumentov, ustvarjanje projektov in druga orodja za upravljanje in verjetno ljudje v vašem podjetju danes uporabljajo več kot eno (pooblaščeno ali ne). Zdaj je čas za uveljavitev uradnih orodij in aplikacij, ki bi jih zaposleni morali uporabljati. Prepričajte se o številu licenc in sestavite navodila (na voljo in v skupni rabi), kako namestiti in uporabljati izbrane aplikacije.
Lahko bi bilo te zanima
Pripravite se na neprekinjeno spremljanje in podporo 24/7
Z vsako novo situacijo boste morali skrbno spremljati infrastrukturo in se znati v realnem času odzvati na izpade. Bodite pripravljeni zagotoviti IT podporo širše in ob različnih urah dneva.
Vzpostavite politiko uporabe prenosnih računalnikov, zunanjih naprav in dostopa do storitev
Vzpostaviti boste morali smernice in predpise, kako lahko vaše podjetje podpira zaposlene, ki delajo od doma, z orodji, kot sta dostop do interneta in tehnična oprema. Dobiti bi morali odgovore na naslednja vprašanja:
- Koliko zaposlenih bo potrebovalo prenosni računalnik za delo od doma? Koliko prenosnih računalnikov lahko zagotovite?
- Ali bo podjetje plačalo internetno povezavo in telefonske klice?
- Kaj pa, če nekdo nima ali nima dovolj internetne povezave?
- Kakšen je pristop in navodila za naročanje perifernih naprav, kot so tipkovnice, monitorji, slušalke in podobno?
Ustvarite praktično (in dostopno) dokumentacijo
Bolj ko lahko podprete oddaljeno delovno silo pri uporabi pravih orodij, bolj boste vplivali na produktivnost podjetja, pa tudi na pozitivno razpoloženje v podjetju. Pripravite ustrezno dokumentacijo in vire, da bodo lahko vsi delali bolje – tako zaposleni, ki sedaj delajo od doma, kot vaša IT ekipa. Ustvarite jasno mesto, kjer lahko zaposleni najdejo navodila in vodnike o tem, kako namestiti izbrane aplikacije in orodja ter kje najti te aplikacije. Prav tako si vzemite trenutek in se prepričajte, da so vsi vaši dokumenti, datoteke in dostop do računa za vse sisteme na voljo vsem ključnim članom vaše ekipe IT.
ponovi
Zdaj je tudi pravi čas, da ugotovite, kaj je še mogoče avtomatizirati v vaših delovnih tokovih. Še posebej vprašanja, namenjena tehnični podpori. Srečali se boste s številnimi podobnimi vprašanji in orodja, kot so klepetalni roboti z umetno inteligenco, bodo pomagala zmanjšati pritisk na vašo ekipo IT. Vse, kar je mogoče avtomatizirati, sprosti vašo ekipo, da lahko prevzame bolj zapletene naloge
Skupaj lahko ustvarimo boljši domači urad
Namigi in nasveti o tem, kako ustvariti delovni kotiček, organizirati svojo delovno površino, kako sodelovati z družino v skupnih prostorih ali razporediti odmore in izpade - tudi s tem boste morda morali pomagati sodelavcem, da bodo varno dosegli največjo produktivnost povezan iz vašega doma. Uporabite različne načine komuniciranja – vaje, izmenjavo izkušenj, skupna delovna srečanja – in pomagajte najti načine, kako biti učinkovitejši in še bolje povezani v virtualnem okolju. Lahko ponudite virtualne storitve za malo bolj osebno komunikacijo v obliki službe za pomoč uporabnikom, ustvarite lahko prostor za neformalno razpravo zunaj službe. Bodi ustvarjalen.
Tehnologija zdaj igra ključno vlogo. Ljudem je treba pomagati, da ostanejo v stiku med seboj v času, ko moramo vzdrževati socialno izolacijo. Te nepričakovane spremembe predstavljajo izziv tako za infrastrukturo IT kot za moralo zaposlenih. Bolje delujoče IT ekipe lahko pomembno prispevajo k uspešni spremembi v komunikaciji. Več kot pomaga ekipa IT, večjo podporo bodo čutili zaposleni in ohranili pozitivno angažiranost. Radi bi se zahvalili našim IT ekipam za njihovo trdo delo, inovativnost in potrpežljivost med to spremembo. In bralcem…ostanite zdravi, čim več komunicirajte in ne pozabite…nazaj!
