Vratislav Holub Izstavljanje računov in raznih dokumentov je sestavni del poslovnega sveta. Ta obveznost velja tako rekoč za vse – ne glede na to, ali ste samozaposleni ali imate svoje podjetje. V tem primeru verjetno dobro veste, kako pravzaprav poteka izstavljanje računov, zahtevkov za plačilo, nalogov, prihodkov in drugo. S tem je povezano tudi precej temeljno vprašanje, ki si ga mora tako rekoč vsak kdaj zastaviti. Kako konkretno rešiti vprašanje dokumentov in prihraniti čim več dela?
Že nekaj let je minilo od dni, ko so te naloge reševali na primer v Excelu. Danes se ponuja veliko bolj prijazna in predvsem enostavnejša rešitev. Konkretno mislimo na spletno aplikacijo Vyfakturuj.cz, ki se profilira kot odlična rešitev za samozaposlene in podjetja. Že na prvi pogled pritegne s svojo preprostostjo in obsežnimi možnostmi. Toda ali je sploh vredno? Prav zato bomo v našem pregledu osvetlili to rešitev. Kakorkoli že, takoj na začetku moramo priznati, da zagotovo nekaj ponuja.
O Vyfakturuj.cz
Najprej na kratko omenimo, kaj lahko Vyfakturuj.cz dejansko naredi in kako lahko pomaga v poslovnem svetu. Kot smo že omenili, so časi, ko so se računi in drugi dokumenti obdelovali v Excelu, (na srečo) že zdavnaj minili. Ta spletna aplikacija je bistveno naprednejša alternativa. Z njegovo pomočjo lahko izdamo vse vrste računov neposredno preko spleta in jih pripravimo za pošiljanje v nekaj sekundah. Konkretno vam lahko pomaga od omenjenih računov, prek (samodejne) zahteve za plačilo, predračuni, avansni računi ali naročila, do stroškov.
Poleg tega sama razstava bistveno pohitri imenik kontaktov oziroma podjetij, ki so za nas kupci ali dobavitelji. Z možnostmi povezljivosti in splošno avtomatizacijo, ki ju bomo obravnavali spodaj, je vse to šlo še korak dlje. Nato imamo pregled nad vsemi izdanimi dokumenti neposredno v aplikaciji, kjer je na voljo tudi praktičen in enostaven pregled. Osebno bi rad izpostavil to. Pregled v obliki grafa nazorno prikazuje, kako poslujemo, hkrati pa podane rezultate primerjamo medletno. Tako takoj vidimo, ali smo napredovali od lani ali predlani.
Izdaja dokumentov
Kot smo že omenili, lahko s pomočjo Vyfakturuj.cz enostavno in hitro (ne samo) izdajamo račune neposredno na spletu. Spletna aplikacija to nalogo rešuje dobesedno odlično. Z le nekaj kliki smo praktično končali. Vse kar morate storiti je, da izberete, kateri dokument želite izdati, izberete stranko/dobavitelja iz imenika, vnesete potrebne podatke in potrdite svojo izbiro. Seveda lahko izberete tudi način plačila samih računov. V tem primeru je na voljo klasično bančno nakazilo, gotovina ali plačilo po povzetju. V obsežni ponudbi pa še vedno najdemo PayPal, kredit, različne plačilne prehode in celo Bitcoin.
Seveda je vse jasno in hitro, kar podjetniki potrebujejo. Hkrati se nam ni treba ubadati s shranjevanjem ali shranjevanjem dokumentov. Vsi podatki ostanejo varni neposredno v spletni aplikaciji, zahvaljujoč kateri lahko do njih dostopamo kadarkoli in od koder koli. Kot smo že navedli, rešitev ne zadeva le računov – dejansko lahko obravnava številne druge dokumente. Nekatere smo že omenili zgoraj. Predvsem gre za račun, zahtevek za plačilo, predračun, avansni račun, naročilnico, popravek, prihodkovni dokument in davčni dokument.
Izpostavil bi še možnost tako imenovanih rednih računov, ki se samodejno ponavljajo v vnaprej določenem intervalu. To je odlična rešitev za dolgoročno sodelovanje. Samo enkrat moramo vnesti potrebne podatke, nastaviti interval in končali smo. Glede na razpoložljive dokumente manjka le še možnost oblikovanja cenovne ponudbe. No, vsaj za zdaj. Po besedah razvijalcev se na tej možnosti že dela. V finalu lahko tudi prilagodimo dizajn naših dokumentov in spremenimo na primer motiv, logotip ali druge podrobnosti.
Možnosti povezovanja in avtomatizacije
Kot smo že navedli zgoraj, se ne konča zgolj pri izdaji dokumentov in njihovem shranjevanju. Vyfakturuj.cz gre nekoliko dlje. Pri tem ima možnost povezovanja z banko in drugimi zelo ključno vlogo, kar je ravno tisto, kar aplikacijo postavlja v tako ugoden položaj. Na naš račun v spletni aplikaciji lahko povežemo do 12 bank - konkretno določen račun za poslovno dejavnost - kar s seboj prinaša možnost ujemanja vplačil. Zahvaljujoč temu je celoten postopek rešen praktično samodejno.
Takoj ko izstavimo račun z bančnim nakazilom kot načinom plačila, aplikacija sama ugotovi, ali in kdaj je bil povrnjen. To pomeni, da potencialno odpade tudi zadnja naloga, s katero bi sicer morali »izgubljati čas«. Poleg popolnih pregledov Vyfakturuj.cz preveri tudi, ali so izdani dokumenti povrnjeni.
Poleg bančnega računa je lahko profil v Vyfakturuj.cz povezan tudi z določeno e-trgovino. Če bi imel e-trgovino zgrajeno na WooCommerce ali PrestaShop, bi bilo dovolj, da bi namestil ustrezen plugin, ki bo nato poskrbel za popolno parjenje. Nekaj takega v poslovanje prinaša avtomatizacijo brez primere. Podjetnikom ni več treba zapravljati časa za reševanje računov, spremljanje njihovih vračil in podobno – aplikacija zanesljivo poskrbi za vse. Poleg tega se lahko poveže tudi s plačilnimi prehodi (ComGate, GoPay, ThePay, PayPal itd.) in drugimi storitvami (Česká pošta, SimpleShop, EET, Make itd.).
Izvoz in uvoz podatkov
Imeti vse dokumente na enem mestu in s pregledom je vsekakor plus. Po drugi strani pa jih občasno potrebujemo tudi kam drugam, zato je izjemno pomembno, da jih lahko enostavno izvozimo. Na srečo tudi to ni bilo pozabljeno. Kot del Vyfakturuj.cz lahko enostavno izvozimo posamezne/vse račune ter dokumente za DDV in poročila o inšpekcijskih pregledih. Omeniti velja tudi splošno obsežne možnosti. Podatke lahko izvozimo na primer v klasični PDF ali v računovodske programe Pohoda, Money S3 ali Premier v formatih CSV, JSON in XML.
Enako velja za uvoz podatkov. To pride prav v primeru, ko bi na primer preklopili na Vyfakturuj.cz iz druge rešitve. Končno obstaja tudi možnost uvoza lastnih datotek CSV in takojšnjega prenosa podatkov.
Tarife: Koliko stane Vyfakturuj.cz?
Spletna aplikacija Vyfakturuj.cz je na voljo v več tarifah, ki se razlikujejo po obsegu. Na koncu je odvisno od vsakega podjetnika in njegovih potreb, glede na katere se lahko odloči, katera možnost mu najbolj ustreza. Vse lahko preizkusite tudi brezplačno. Najboljši profil je na voljo za prvi mesec PRO. Storitev je na voljo tudi popolnoma brezplačno v brezplačnem paketu FREE. Vendar ima razmeroma omejene možnosti in uporabniku omogoča izdajanje računov največ 5 podjetjem. Hkrati pa mu manjka možnost izdajanja nalogov, izvoza podatkov v računovodske programe in še česa.
Nasprotno, z že omenjeno tarifo se odklene ves potencial PRO, ki stane 590 CZK na mesec. V tem primeru imate lahko na enem računu celo do tri poslovne subjekte. Za manj zahtevne uporabnike je na voljo tudi tarifa IDEAL. Mimogrede, to je najbolj priljubljeno in ponuja vse, kar lahko zahtevate kot podjetnik v smislu cene / uspešnosti. Zagotavlja popolno avtomatizacijo in stane samo 249 CZK na mesec, kar je odlična cena glede na njegove zmogljivosti.
Zadnja možnost je program MINI za 149 CZK na mesec. Zelo na kratko lahko rečemo, da se ta tarifa uporablja za izdajanje računov brez omejitev. Po drugi strani pa mu manjka na področju omenjene avtomatizacije, ne more povezovati plačil s plačilnimi prehodi, prav tako ne izvaža dokumentov za obračun DDV ali inšpekcijskih poročil. Primerjavo tarif najdete tukaj.
Nadaljuj
Če vodite podjetje - bodisi kot samozaposlena oseba bodisi prek podjetja - potem lahko samo priporočamo rešitev Vyfakturuj.cz. Je celovito orodje za celovito upravljanje z računi in drugimi dokumenti, s katerim si lahko bistveno olajšate delo in ga poleg tega avtomatizirate. Na koncu je seveda odvisno od potreb posameznega uporabnika in s tem tudi od izbrane tarife. Toda na splošno lahko rečemo, da se vsekakor splača.
Ko k možnostim izstavljanja različnih dokumentov dodamo redne račune, avtomatske opomnike ali možnost povezovanja plačil z bančnim računom ali plačilnim prehodom, dobimo prvovrstno rešitev, ki vas zagotovo ne bo pustila na cedilu. Vse skupaj še dodatno poudarja odlična podpora strankam. Iz tega razloga ocenjujemo Vyfakturuj.cz s polnim številom točk.
