Jiří Filip Komercialno sporočilo: Trenutna ponudba na trgu sistemov za upravljanje malih podjetij je res široka. Hkrati je izbira prave programske opreme zelo pomembna odločitev. Navsezadnje ne želite, da bi čez nekaj tednov ugotovili, da ste naredili neprimerno izbiro, preklopili na drugo aplikacijo in trenirali celotno ekipo od začetka. Kako torej krmariti po prenatrpanem trgu in izbrati programsko opremo, ki bo rasla z vami, hkrati pa sledila najnovejšim trendom?
Oglejte si naše nasvete o tem, kako izbrati najboljši sistem za vaše podjetje in katere zahteve mora izpolnjevati informacijska programska oprema.
Zakaj uporabljati sistem upravljanja malih podjetij?
Obstaja veliko razlogov, zakaj bi podjetje moralo uporabljati poslovno programsko opremo. Ne le v velikih podjetjih, kjer je nekaj samoumevnega, da se organiziranost izvaja v celotnem podjetju in vseh timih. Pa tudi za mala podjetja, kjer je takšno orodje za vodenje poslovanja lahko močno orodje za izboljšanje procesov v podjetju. To dolgoročno vodi do povečanja konkurenčnosti in uspešnosti podjetja.
Mogoče ste v situaciji, ko vaše podjetje že uporablja nekaj orodij... eno za fakturiranje, eno za komunikacijo, v Excelu upravljate denarni tok, v drugem Excelu imate seznam strank, koledar, izpiske in ostalo na papirju. . Če se vam ta rešitev zdi nekoliko kaotična, potem poiščite celovitejši sistem, ki pokriva večino vaših potreb po upravljanju podjetja na enem mestu.
Glavni razlogi, zakaj bi morala tudi mala podjetja uvesti sistem vodenja podjetja:
- Izboljšanje učinkovitosti in produktivnosti: Učinkovito informacijski sistem podjetja omogoča avtomatizacijo procesov, zmanjšanje napak pri ročnem vnosu ali kopiranju podatkov in znatne prihranke časa. To vodi do izboljšane učinkovitosti in produktivnosti delavcev ter poveča uspešnost podjetja.
- Boljše upravljanje časa: Sistem vodenja poslovanja olajša načrtovanje in organizacijo časa, nalog in projektov, zaposlenim pa omogoča, da se bolj osredotočijo na delo in zmanjšajo stres.
- Učinkovitejša izmenjava in upravljanje informacij: Vodstveni informacijski sistem pomaga pri upravljanju podatkov in informacij ter omogoča boljši dostop in deljenje podatkov med različnimi oddelki in zaposlenimi. To vodi do izboljšanega sodelovanja med zaposlenimi, poleg tega pa imate vse pomembne dokumente na enem mestu, kar pomeni, da ni več mrzličnega iskanja po papirjih.
- Natančnejše in hitrejše odločanje: Sistem vodenja podjetja v realnem času zagotavlja informacije o stanju projektov in aktivnosti podjetja, kar omogoča hitrejše in bolj informirano odločanje.
- Zmanjšanje cene:Informacijski sistem za mala podjetja omogoča boljše načrtovanje in obvladovanje prihodkov in odhodkov ter pomaga prepoznati področja, kjer je mogoče zmanjšati stroške.
Katere funkcije iskati v sistemu vodenja podjetja?
Avtomatizacija
Sistem upravljanja poslovanja mora omogočati avtomatizacijo ponavljajočih se procesov ali enostavnih dejavnosti, da se čim bolj zmanjšajo napake in izguba časa pri ponavljajočih se opravilih. Avtomatizacija lahko vključujejo na primer ponavljajoče se fakturiranje, opomnike za plačilo, samodejno pošiljanje e-pošte, ustvarjanje poročil ali ustvarjanje nalog ali projektov iz predlog. Na ta način lahko zmanjšamo obremenitev zaposlenih, zmanjšamo napake in izboljšamo delovno učinkovitost.
Shranjevanje podatkov v oblaku
Uporaba oblačne hrambe podatkov lahko omogoči enostavnejšo in varnejšo izmenjavo podatkov znotraj podjetja, vse je pregledno na enem mestu. Omogoča tudi dostop do podatkov od kjer koli in kadarkoli, kar povečuje učinkovitost dela in omogoča hitro izmenjavo informacij. Shrambo podatkov v oblaku bodo cenila tudi vsa podjetja, kjer člani ekipe delajo na primer iz domače pisarne.
Upravljanje opravil
Programska oprema za vodenje poslovanja naj bi omogočala enostavno sledenje in upravljanje nalog in njihovih rokov. To lahko vključuje na primer načrtovanje in dodeljevanje nalog, sledenje statusu dokončanja naloge in opominjanje na čakajoče naloge. Zahvaljujoč temu lahko člani ekipe učinkoviteje porazdelijo delo, spremljajo svojo obremenitev in pravočasno opravijo vse zadane naloge.
Vodenje projektov
Sistem vodenja družbe naj bi omogočal učinkovito vodenje projektov, vključno z načrtovanjem, koordinacijo in spremljanjem poteka projekta. To vključuje na primer načrtovanje proračuna, učinkovitost in donosnost projektov. Takšen sistem podjetju omogoča boljše vodenje projektov ter doseganje boljših rezultatov in dobička.
V idealnem primeru bi moralo izbrano orodje ponujati več možnosti za grafično predstavitev projektov, kot so Kanban table, gantogrami ali tabelarni pregledi za jasno vizualizacijo projektov, proračunov, dodeljevanja nalog, stanja in napredka.
CRM
Poslovna programska oprema mora vključevati tudi orodja za upravljanje odnosov s strankami (CRM). To podjetju omogoča učinkovitejšo komunikacijo s strankami in boljše obvladovanje njihovih zahtev.
Če vam sistem omogoča uskladitev CRM z drugimi procesi, kot so vodenje projektov, izdajanje računov, upravljanje pogodb ali načrtovanje denarnega toka, znotraj ene platforme za upravljanje poslovanja, lahko svoje stranke vidite s 360° perspektive.
Obvladovanje obremenitev zaposlenih
Funkcija upravljanja obremenitev zaposlenih vam bo pomagala učinkoviteje porazdeliti delo med posamezne člane tima in tako doseči njihovo optimalno obremenitev. Informacijski sistem podjetja naj bi omogočal načrtovanje časa in nalog tako, da so ti pravično razporejeni in da so zaposleni ustrezno obremenjeni glede na njihove sposobnosti in delovno uspešnost. Hkrati pa bi moralo biti sistem lahko spremlja obremenitev in po potrebi ponudi ustrezno rešitev, na primer s prerazporeditvijo nalog ali povečanjem števila zaposlenih v dani ekipi. To bo omogočila večjo produktivnost in zadovoljstvo zaposlenih, kar prispeva k dolgoročni uspešnosti podjetja.
Nasveti za izbiro najboljše programske opreme za mala podjetja
Ko izbirate programsko opremo za mala podjetja, je pomembno, da prepoznate svoje potrebe in upoštevate svoj proračun.
Upoštevajte tudi enostavno implementacijo in uporabo programske opreme, možnost integracije z drugimi sistemi in programsko opremo, mobilno aplikacijo in kompleksnost funkcij.
1. Ugotovite svoje potrebe:
Preden začnete iskati pravo programsko opremo, razmislite, katere funkcije in funkcije potrebujete za upravljanje svojega podjetja.
Ne pozabite, da nekatera programska oprema ponuja specializirane funkcije za določene industrije, medtem ko so druge univerzalne in jih je mogoče prilagoditi potrebam različnih industrij.
2. Enostavnost namestitve in uporabe programske opreme:
Razmislite, kako hitro lahko v svoje podjetje uvedete novo programsko opremo in kako enostavna je za uporabo.
Iskanje programske opreme z intuitivnim vmesnikom in enostavno nastavitvijo lahko prihrani čas in zmanjša usposabljanje zaposlenih. V idealnem primeru ima programska oprema na voljo spletne vadnice in videoposnetke za usposabljanje, ki vam pomagajo pri usposabljanju, ali ponuja svetovanja, kjer se lahko posvetujete o implementaciji sistema v vašem podjetju.
3. Rešitve s funkcionalnostjo finančnega upravljanja:
Naprednejša programska rešitev s funkcijo finančnega upravljanja lahko malim podjetjem pomaga spremljati in upravljati finančne operacije. Tako boste dobili pregled nad prihodki in odhodki v tekočem času in v bližnji prihodnosti oziroma nad izpolnjevanjem proračunov. Predvidite lahko razvoj denarnega toka za prihodnje mesece, donosnost projektov in šibke točke, kjer v podjetju po nepotrebnem odteka denar.
4. Možnost integracije z drugimi sistemi in programsko opremo:
Razmislite, katero drugo programsko opremo uporabljate in ali je nova programska oprema združljiva in jo je mogoče preprosto integrirati z drugimi sistemi. Dostopen programabilni vmesnik (API) je torej ključen. Make je tudi priljubljena integracijska platforma, ki omogoča napredno integracijo in avtomatizacijo.
Če iščete programsko opremo s funkcijami za uvoz in izvoz podatkov, vam lahko olajša delo in zmanjša ročni vnos podatkov.
5. Upoštevajte svoj proračun:
Pri izbiri programske opreme upoštevajte svoj proračun in poskusite najti rešitev, ki ustreza vašim potrebam in je cenovno dostopna za vaše podjetje.
Pri primerjavi ponudb bodite previdni in razmislite, ali so dodatne funkcije vredne višje cene. Brezplačna preizkusna različica bi morala biti samoumevna.
6. Mobilna aplikacija vključuje:
Razpoložljivost mobilne različice sistema za vodenje poslovanja vam in vašim zaposlenim omogoča, da ostanete povezani in odzivni na poti, ne glede na trenutno lokacijo in opremo. To je še posebej pomembno, ko gre za upravljanje hibridnih in oddaljenih skupin in dejavnosti.
Ne pozabite, da mora biti mobilna aplikacija enostavna za uporabo in na voljo v različnih operacijskih sistemih.
7. Obsežne funkcije poročanja:
Programska rešitev s celovitimi funkcijami poročanja lahko malim podjetjem pomaga spremljati in analizirati vašo poslovno uspešnost, spremljati učinkovitost vaših dejavnosti, projektov in kampanj, tako da se lahko fleksibilno odzovete na nastajajoče situacije.
V idealnem primeru programska oprema vašega podjetja bo zagotovil dragocen vpogled v vašo finančno uspešnost, potek projektov in nalog, zmogljivost in izkoriščenost zaposlenih in še veliko več. Poleg tega vam napredna rešitev omogoča ustvarjanje lastnih grafičnih poročil in nastavitev različnih kriterijev za združevanje in razvrščanje podatkov.
8. Komunikacijska funkcija komponent:
Iskanje programske opreme s komunikacijskimi funkcijami, kot so orodja za klepet ali skupna raba datotek, lahko podjetjem pomaga pri učinkovitem upravljanju notranje komunikacije.
Tudi iskanje programske opreme, ki se lahko integrira z drugimi komunikacijskimi orodji, kot je video klic, je lahko koristno za enostavno timsko sodelovanje.
Ste že izbrani?
Kot lastniki malih podjetij se moramo veliko ukvarjati in pogosto ni lahko vsega združiti. Prava programska rešitev za vodenje vašega podjetja vam lahko prinese veliko prednost pred konkurenco. Nenadoma boste dobili pregled – nad naročili in nalogami ter njihovimi roki, strankami in komunikacijo z njimi, denarnim tokom in obremenjenostjo posameznih članov ekipe. Prihranili boste veliko časa, porabljenega za ponavljajoče se naloge z nizko dodano vrednostjo. Namesto tega lahko svojo energijo usmerite v inovacije in rešitve, ki popeljejo vaše podjetje naprej.
Avtor: Caflou - Vse v enem sistemu upravljanja za mala in srednje velika podjetja
Caflou vam bo pomagal učinkovito upravljati celotno podjetje in njegove finance. Omogočil vam bo spremljanje denarnega toka in predvidevanje njegovega prihodnjega razvoja. Znebili se boste rutinskega dela, zmanjšali stopnjo napak, izboljšali timsko delo in povečali uspešnost podjetja. Vse na enem mestu. Od koder koli in po dostopni ceni.
