Libor Kubín Zadnje čase se veliko govori o metodi GTD – Getting Things Done, ki ljudem pomaga do večje produktivnosti, urejanja službenega in zasebnega življenja. 27. aprila bo na Češkem potekala 1. konferenca o tej metodi in Jablíčkař.cz je enega najbolj znanih povabil na intervju. Lukáš Gregor, učitelj, urednik, bloger in tudi predavatelj GTD.
Lep pozdrav, Lukas. Recimo, da še nikoli nisem slišal za GTD. Nam kot laikom lahko poveste, za kaj gre?
Metoda Getting Things Done je orodje, ki nam omogoča, da smo veliko bolj produktivni. Temelji na tem, da imajo možgani kljub temu, da so fascinanten organ, določene omejitve, ki jih sami bojkotiramo (ali se jih ne zavedamo). Na primer s tem, da ga je iz povsem nerazumljivih razlogov poplavil ali bolje rečeno plevel. V takem stanju se le stežka izkoristi v polnem potencialu pri ustvarjalnih procesih, pri razmišljanju, pri učenju in si ne more niti popolnoma odpočiti. Če si pomagamo z glavo iz balast (kar pomeni: od stvari, ki jih pravzaprav ne rabimo nositi v glavi), naredimo prvi korak k učinkovitosti.
In metoda GTD ponuja vodenje v samo nekaj korakih, da pridete do tega stanja umirjenosti in sposobnosti osredotočanja. Kako zbistriti glavo z dremežem predmetov v tako imenovani poštni predal in kako vse svoje projekte in »opravila«, tako osebne kot službene, organizirati v jasen sistem.
Komu je metoda namenjena, komu lahko pomaga?
Usta mi tečejo, da se spodobi za vsakogar, ima svoje pomanjkljivosti. Če pogledam skozi različne tipe delovnih mest, bodo tista, ki v bistvu slonijo na akutnosti in odzivnosti na okolje (na primer gasilci, zdravniki, pa tudi razna tehnična podpora, telefoni...) lahko uporabljala le delček metode ali pa bodo preprosto metodo uporabljali za svoj osebni razvoj, osebno raven. In tudi ni metoda za vsakogar, saj so ljudje, ki jih kakršen koli red, sistematizacija grozi ali preprosto še bolj ohromi kot kaos.
In pravzaprav še ena kategorija – gotovo ni za tiste, ki s svojo šibko voljo vse tegobe strpajo v metodo, misleč, da jim bo sama pomagala, morda celo do srečnejšega življenja ...
Vse druge skupine ljudi lahko začnejo z GTD.
Ali obstajajo še kakšne druge podobne metode? Če da, kako bi jih primerjal z GTD?
Treba je nekoliko demistificirati GTD. Ne da bi se poglabljali v zgodovino razmišljanj o produktivnosti, je razumljivo, da so bili dolgo časa (da, že v stari Grčiji) poskusi reševanja težav z upravljanjem časa. Čeprav pri GTD ne gre neposredno za to, tudi ne gre za nov čudež, zdravilo, ki bi ga David Allen izumil kar naenkrat z divjimi eksperimenti v laboratorij. Metoda vsebuje več zdrave pameti kot eksperimentiranja, celo heretično bi si upal reči to oznako metoda ji na nek način škoduje in bi poudaril ravno ta vidik orodja a logično zaporedje korakov, ki lahko pomaga.
Samo namigujem, da zagotovo obstajajo podobni metode, pristopi, ki govorijo o tem, kako najbolje urediti svoje "obveznosti", nekateri imajo takšne metode, ne da bi jih od koderkoli prebrali, samo pomislijo na to. (Mimogrede, ženske vodijo v to smer.) Ampak, če bi našel nekoga drugega naravnost orodje, ki se neposredno nanaša na GTD, bi bila zagotovo metoda ZTD (Zen To Done, prevedeno kot Zen in narejeno tukaj). Je primerna rešitev, če je človek že zavohal GTD in se lotil reševanja problema prioritizacije nalog, saj je Leo Babauta združil GTD s pristopom Stephena Coveyja in vse formuliral tako, da je preprosto. Oziroma primerna rešitev, če noče reševati GTD, niti brati Coveyja, je bolj freelancer, minimalistično bitje.
Kaj je torej prvi korak na poti do GTD, če ugotovim, da želim nekaj narediti s svojim časom in nalogami?
Začetnikom vedno priporočam, da pogosto delajo vsaj dve, tri ure za popoln mir. Zavrtite si prijetno glasbo, morda odprite steklenico vina. Vzemite list papirja in jih vse napišite nanj, bodisi v točkah bodisi z miselnim zemljevidom projekti, na katerem trenutno delajo. Potegnite največ iz svoje glave. Morda bodo pomagala tudi tako imenovana interesna področja (= vloge), ki jih rada uporabljam, na primer zaposleni, mož, oče, športnik ... ter posamezni projekti ali skupine/to-do seznami.
Zakaj vse to? Konec koncev, ko boste te osnove izbili iz glave, boste lahko začeli vaditi GTD. Začnite odlašati, zabeležite dohodni dražljaj in ga nato dodelite projektu, ki ste ga že označili pri razvrščanju.
Toda vprašanje je vključevalo tudi naredi nekaj s svojim časom. V tej smeri GTD ni čisto najbolj primeren, oz ona ustvari ozadje, osnovo, vendar ne gre za načrtovanje. Tukaj bi priporočal, da vzamete knjigo Najprej najpomembnejše, ali preprosto ustaviti se, zadihati in pomisliti, kje sem trenutno, kam želim iti, kaj počnem za to ... To je prej za drugo debato, a GTD bo človeku omogočil, da se ustavi in vzame dih.
Kaj potrebujem za uporabo GTD? Ali moram kupiti kakšno orodje? Kaj bi priporočali?
Seveda gre pri metodi predvsem za pravilne navade, ne bi pa podcenjeval izbire orodja, saj je tudi od tega odvisno, kako dobro bomo živeli z metodo. Sploh na začetku, ko si šele gradite zaupanje v metodo, je dobro orodje zelo pomembno. Lahko bi priporočil kakšno specializirano aplikacijo, vendar bi bil bolj previden. Za začetnike imam dobro izkušnjo z Wunderlistom, ki je bolj sofisticiran "to-do list", a nekatere postopke je že na njem mogoče preizkusiti in se jih naučiti.
Nekaterim pa veliko bolj ustreza papirnata rešitev, ki ima svoj čar, a tudi svoje meje, vsekakor ni tako prilagodljiva pri iskanju in filtriranju opravil.
Zakaj ima metoda več programskih aplikacij za Apple kot za Windows? Ali se to dejstvo na kakršen koli način kaže med tistimi, ki jih metoda zanima?
Ponudba za Windows ni majhna, vendar gre večinoma za orodja, ki obstajajo in ne uporabljajo. Razširjenost aplikacij GTD za platformo Apple lahko izpeljemo tudi iz skupin, ki se ukvarjajo z metodo - pogosto so to samostojni podjetniki ali ljudje s področja IT. In če vstopimo v korporativni svet, je mogoče Outlook uporabljati neposredno za GTD.
Ali obstaja razlika med uporabo GTD za študente, vodje IT, mame, ki ostanejo doma, ali celo starejše?
Načeloma ne. Le projekti bodo drugačni, pri nekaterih bo prevladovala podrobnejša razdelitev na posamezne korake, pri drugih pa delo z rutino. Ravno v tem je moč GTD, njegova univerzalnost.
Kaj dela metodo GTD tako edinstveno, da pridobiva nove in nove oboževalce?
Na to delno odgovarjam v prejšnjih odgovorih na vprašanja. GTD temelji na zdravi kmečki pameti, spoštuje delovanje (in omejitve) možganov, predstavlja postopek organiziranja stvari, pri čemer ni nujno, da so to samo opravila, ampak tudi postavitev pisarne ali stvari v delavnici. Je univerzalen in vsekakor lahko pomaga že kmalu po implantaciji, kar vidim kot veliko prednost. Rezultati so oprijemljivi in takojšnji, kar človek potrebuje. Poleg tega lahko z njim začnete delati tudi v času tiska. Če bi nameravali začeti razmišljati o svojem poslanstvu, bi bilo v kopici perečih rokov res precej težko.
Samo previden bi bil s to besedo edinstven, to raje jemljem kot njene prednosti. Ali je edinstven, bom to prepustil tistim, ki jih zanima. Ustreza mi, da mi je GTD kar prišel naproti, ko sem ga potreboval, mi pomagal in ga zato širim naprej.
Kako izgleda GTD zunaj Češke? Kako je v državi izvora, ZDA?
Vse kar lahko rečem je, da se zdi, da sta razširjenost in ozaveščenost večji na zahodu kot pri nas. Ampak tega ne spremljam posebej, nimam prav veliko razloga za to. Zame so pomembne lastne izkušnje in izkušnje tistih, ki me kontaktirajo, ki berejo stran mitvsehotovo.cz, ali ki gredo skozi moje treninge. Berem in brskam po specializiranih blogih iz tujine, a kartiranje stanja GTD v svetu je področje, ki trenutno presega moje potrebe.
Nasprotno, kakšna je skupnost oboževalcev GTD na Češkem?
Ugotovil sem, da živim v nekoliko izkrivljeni realnosti. Obkrožen s številnimi uporabniki GTD, sem dobil nekaj časa vtis, da je vendarle nekaj tako znanega! Ampak hej, velika večina sveta okoli mene še nikoli ni slišala za GTD in v najboljšem primeru lahko samo uporabi to besedo Upravljanje časa.
In potem je tu tudi nenavadna skupina ljudi, ki misli, da se GTD spreminja v religijo, vendar pravzaprav ne vem, od kod izvira ta občutek. Ker nekdo, ki ga uporablja, deli svoje izkušnje ali išče namige in nasvete drugih?
Obsega skupnosti oboževalcev GTD na Češkem ni mogoče preceniti. Na specializirani vprašalnik, ki je nastal kot del diplomskega dela, je odgovorilo 376 anketirancev, kar nas je prijetno presenetilo. Spletno stran Mítvšehotovo.cz tedensko obišče približno 12 tisoč posameznikov, vendar se je spletna stran konceptualno razširila tudi na druga področja osebnega razvoja, zato te številke ne moremo razumeti kot odgovor na zanimanje za GTD na Češkem.
Sodelujete pri organizaciji 1. GTD konferenca tukaj. Zakaj je konferenca nastala?
Za konference zaznavam predvsem dva osnovna motivacijska vzgiba: a) omogočiti srečanje dane skupnosti, obogatiti drug drugega, b) pritegniti nezaznamovane, ljudi izven tega kroga in jim z nečim razširiti vidno polje, morda celo za izobraževati ...
Ali lahko na konferenco pride začetnik ali popoln laik o GTD? Ali se tam ne bo počutil izgubljenega?
Nasprotno, menim, da je ta konferenca z veseljem sprejela začetnike ali nepoznavalce. Naš cilj ni - kot nam nekateri očitajo - krepitev kult GTD, ampak govoriti o produktivnosti in učinkovitosti, najti načine, kako urediti stvari, uravnotežiti delo in zasebno življenje itd. In za to je potrebna vizija tistih, ki še nikoli niso slišali za nobene metode ali jih še iščejo. Mimogrede - tudi jaz sem še vedno iskalec, čeprav treniram GTD.
Poskusite zvabiti naše bralce na konferenco. Zakaj bi jo morali obiskati?
Intuicija mi pravi, da bo vse potekalo v zelo prijetnem vzdušju. Okolje je lepo, ekipa ljudi, ki to organizira, mi je človeško blizu, vabljeni predavatelji in gostje so kvalitetni, pravijo, da mora biti odlična osvežitev in hrana ... No, mislim, da bo preprosto odlična dan!
Kaj bi sporočili ljudem, ki ne zmorejo svojih delovnih nalog in bi radi malo reda tudi v zasebnem življenju?
Alfa in omega je spoznanje dragocenosti daru, ki smo ga prejeli in ga prejemamo z vsakim prebujanjem v nov dan. Da smo, da živimo. Živimo v določenem prostoru in v določenem času. In prav ta čas je količina s toliko neznankami, da bi morali nanj opazovati veliko več. Denar lahko privarčujemo, lahko si ga tudi od nekoga izposodimo, čas preprosto teče, ne glede na to, koliko razmišljamo o tem. Bilo bi super, če bi bili zanj hvaležni in ga cenili. Šele takrat sta lahko organiziranje in načrtovanje smiselna in zares učinkovita.
Če bi radi izvedeli več o metodi GTD, si lahko pridete ogledat 1. konferenco GTD na Češkem s celo vrsto najboljših govorcev in predavateljev s področja te metode. Spletno stran konference in možnost prijave najdete spodaj na tej povezavi.
Lukas, hvala za intervju.
